Claves para la planificación eficaz y la motivación

Johannes Uske

El presente documento facilita el saber cómo lograr los objetivos personales, evitar falencias de la planificación hacer emerger el orden, la claridad mental y la motivación para la concreción de una visión. Se aclara como usar la atención y mejorar los hábitos de pensamiento y acción.

La Planificación de Tiempo usual y sus efectos negativos

Si tienes que realizar un trabajo, una tarea o un proyecto y ya tienes una idea acerca de lo que hay que hacer – ¿Cómo sueles arrancar? ¿Cuál es la primera pregunta que te haces?

La primera pregunta es fundamental, porque va a determinar la calidad del trabajo posterior. ¿Puede ser que la pregunta normalmente será “¿qué hay que hacer?”? Eso nos lleva a pensar directamente en las tareas y acciones concretas, que indudablemente son necesarias para la concreción de cualquier objetivo. Pero en momentos de estrés, múltiples tareas y demandas es muy difícil acordarse de todo. En el hacer cotidiano cuesta mantener una visión global de todas las tareas pendientes y a veces nos sentimos sobrecargados y estresados. La exigencia de las múltiples demandas externas nos estresa, cansa y  nos hace perder la motivación para llegar a concretar nuestros anhelos.

¿Cuál es la raíz del problema de la sensación de sobrecarga?

El problema está por un lado en la interpretación de lo que implica llevar adelante una gran cantidad de tareas. Si interpretamos que va a insumir mucho tiempo y esfuerzo, que va a ser difícil llegar con todo, se nos disparan las emociones negativas que luego afectan negativamente nuestra capacidad de acción. Y aún cuando empleamos el optimismo, nos esforzamos y corremos todo lo que podemos, al final del día solemos frustrarnos cuando no llegamos a cumplir con todo lo que queríamos realizar.  ¡Decimos que nos faltó el tiempo que nos haría falta un día de 36 horas!

Las enseñanzas sobre la gestión de tiempo desarrollaron teorías y propuestas para aliviar este problema y ayudan a saber priorizar las tareas. La pregunta común que se busca responder es “¿Cómo priorizar y qué se necesita hacer?”. Estas enseñanzas son de utilidad, sin embargo su efectividad no está asegurada porque el constante foco en las tareas no garantiza el progreso. El hecho de tachar tareas realizadas de nuestro listado de acciones nos puede hacer sentir bien y nos da la idea de un progreso. No obstante hay una gran diferencia entre movimiento y logros efectivos.

¿Cuál es la mejor manera de planificar entonces?

Si buscamos una mejora notable en el uso de nuestro tiempo y los frutos de nuestro accionar, necesitamos ampliar nuestra perspectiva acerca del manejo del tiempo, empezar a gestionar no solo el tiempo sino nuestra vida en su totalidad e involucrar no solamente nuestra razón mental de un modo pasivo, sino con mucho foco y el entusiasmo y la motivación de corazón y espíritu. Antes que nada la planificación de nuestro tiempo requiere un panorama de todas nuestras dimensiones de la vida y la inclusión de la vida privada. No podemos hacer milagros en un dominio de la vida cuando otro dominio está muy caído. Tomamos el ejemplo de Gandhi que como joven abogado estaba a punto de dar una conferencia de movilización pacífica importante ante una gran multitud de personas en Suráfrica. A su vez él tenía pendiente una conversación con su mujer, hubo un conflicto con ella que estaba sin resolver. Él sabía que no podía dar un gran discurso sin procurar a disolver el conflicto con su mujer previamente. Fue a hablar con ella, pudo llegar a solucionarlo y subsanar el tema pendiente. Recién después pudo dirigirse libremente al público y dio una de las mejores conferencias que había dado en su vida hasta este momento.

Por ende es clave planificar la vida integralmente, teniendo en cuenta la interdependencia de los dominios. La “planificación según el sistema de gestión de vida” de Tony Robbins y la metodología “Getting Things Done” (“Lograr que las cosas ocurran” – Organízate con eficacia) de David Allen nos pueden brindar herramientas para ampliar nuestra mirada en este aspecto y ser cada vez más efectivos en nuestro hacer.

Concentrándonos ahora en un solo proyecto, un solo objetivo tuyo – el éxito del mismo depende primordialmente del estado de conciencia y del estado mental. ¿Estamos dispersos, enfocados en problemas, estresados y mirando solamente aquello que nos falta o no está bien? Estamos acostumbrados a ver y solucionar problemas y no nos damos cuenta del efecto nocivo que tiene el foco en los problemas y la aparente escasez. Nuestra atención influye notablemente en el estado del objeto o la situación que observamos. La física cuántica nos enseña que el proceso de observación cambia lo observado. Aquello que miramos lo modificamos y potenciamos. Si nos enfocamos todo el día en los problemas y dificultades, quizá resolvemos algunos, pero aparecen nuevos obstáculos  y problemas ni bien superamos el anterior. No nos damos cuenta que nuestro foco es parte integral del problema.

Una vez que logramos observar esta orientación mental común en lo problemático, lo difícil, podemos modificar nuestra atención para no potenciar más de aquello que no queremos y elegir una mirada más apreciativa enfocándonos en logros, fortalezas y nuestros sueños y objetivos.  Veamos ahora cómo hacerlo:

Lo quiere se requiere para el éxito de cualquier emprendimiento, cualquiera tarea o logro es la claridad en solo tres puntos de atención claves:

Qué es lo que se quiere (1), cuál es el propósito que da el incentivo para la acción (2) y cómo concretar el objetivo (3).

¿Cómo llegamos a la claridad en estos puntos entonces? En primer lugar es fundamental alejarnos de la pregunta “¿Qué debo hacer?” al inicio de cualquier actividad y preguntar en su lugar:

1.       ¿Cuál es el resultado que se requiere ver concretado?
2.       ¿Por qué y para qué es necesario la concreción de este resultado anhelado?  
3.       ¿Con qué acciones lo hago realidad?

La parte que casi siempre olvidamos es el paso dos. No calculamos lo suficiente el factor motivacional. ¡Es fundamental agregar un propósito a nuestro accionar! Es ese propósito que representa el combustible, nos permite progresar y sobrepasar obstáculos en momentos de dificultad y nos encausa en el camino hacia el logro de nuestros objetivos.

“La actividad sin un propósito es una sangría para una vida de plenitud.”

                                                                                                       Tony Robbins       

Por eso es necesario desaprender la manera de planificar habitual e implementar un nuevo enfoque orientado a los resultados anhelados. Resultará sumamente beneficioso observar atentamente el lenguaje que empleamos en el intento de concretar nuestros sueños; su calidad determina el grado de éxito. Por lo tanto se recomienda aprender acerca de la Programación Neurolingüística o el Coaching Ontológico, disciplinas que estudian el Ser y el Lenguaje, para potenciar la efectividad de nuestra comunicación y nuestras acciones.

Te facilito mucho más detalles en la siguiente presentación sobre la planificación.  Verás cómo emplear el lenguaje adecuado, salir del hábito de pensar en problemas, agrupar tareas y actividades en grupos con un solo resultado deseado, priorizar y aplicar herramientas de fácil aplicación para asegurar la efectividad del hacer. Es un camino de aprendizaje que implica un cambio de paradigma, una nueva forma de ver el mundo, de ver a sí mismo y de la forma de trabajar. Solo requiere la decisión de aprenderlo. Notarás un gran cambio en los resultados que obtienes y la paz y el bienestar que experimentas. ¡Éxitos en este camino!

Aquí el resumen del curso para ver o descargar en PowerPoint. Apreciaría que menciones la fuente del trabajo en caso que lo uses.

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